メール誤送信によるメールアドレス等流出について

この度、豊栄春マラソン大会実行委員会より、令和3年3月22日19時34分頃に送信した「第3回豊栄春マラソン大会中止のお知らせ」において、送信した方全員のメールアドレスが受信した方全員に表示される形式で一斉送信してしまいました。完全にこちらのミス・確認不足が招いた事態であり、多大なるご迷惑とご心配をお掛けすることとなり、皆様に対して深くお詫び申し上げます。

今後このようなことがないよう、十分注意させて頂き再発防止に努めます。

1、経緯

令和3年3月22日19時34分頃
豊栄春マラソン大会実行委員会より、「第3回豊栄春マラソン大会中止のお知らせ」をメールにて送信しました。その際に、本来「Bcc」(受信者のメールアドレスは全員に表示されない)形式で送信しなければならないメールを「To」(受信者のメールアドレスが他の受信者にも表示される)形式にて送信してしまいました。
その後、令和3年3月23日午前1時頃上記メールを受信された方よりご指摘を受け、同日午前5時頃事態を把握致しました。

2、流出した情報

当該メールを送信した100名(第3回豊栄春マラソン大会にホームページより申込をされた方)の「メールアドレス」及び一部の方のメールアドレスに登録(設定)している「名前」(ユーザー名)
※応募の際にメールアドレスを入力していない方は含みません。
※メールアドレスの設定で名前を登録されていない方は「名前」については流出しておりません

3、誤送信メールを受信された方への対応

当該メールを受信された方に対しては、メールアドレス流出についてのお詫びと当該メールの破棄についての依頼メールを、令和3年3月23日午前8時頃に送信しております。

4、再発防止策

今後、今回のように複数の方へメールを一斉送信する際は、必ず「Bcc」にて送信し、送信する前に内容及び宛先「Bcc」などを実行委員による複数人での確認(ダブルチェック)を徹底します。また、送信先が少人数である場合や氏名など少しでも個人情報の記載のある内容のメールについては、個別送信を行い一斉送信することは行わないように致します。また、個人情報の記載のないメールについても極力一斉送信は避け、個別送信を心がけます。
個人情報の管理・扱いなどについては、更に細かい再発防止策を検討して、今後このようなことが発生しないよう再発防止に努めたい所存です。

本件に関するお問い合わせは以下よりお願い致します。
電話①:090-9354-2407(イデ)【中止関連問い合わせ担当】  
電話②:090-5584-4092(マキノ)
メール:matsushirojbt@gmail.com 
 ホームページ:https://www.toyosaka.org